AI voor communicatie: van losse prompts naar werk dat af is

De handout van de break-out van Willem Nales tijdens de Expertsessie Woordvoering, 13 oktober 2026

De handout van de sessie

Uit het Nationaal Onderzoek Woordvoering 2026 blijkt dat 43,6% van de woordvoerders AI dagelijks gebruikt, en 71,2% laat er teksten mee schrijven. Dat is het kleinste deel van de winst. Tijdens de Expertsessie Woordvoering op 13 oktober liet Willem Nales live zien wat er gebeurt als je AI kennis, instructies en een vaste werkwijze geeft: een directierapportage uit een ruwe media-export, een persbriefing met de vragen die journalisten gaan stellen, en een statement dat via Claude in Chrome direct als concept op de website staat. Alles met de verzonnen gemeente Lindeveen als voorbeeld. Op deze pagina staat wat je daarvoor nodig hebt, in Claude, ChatGPT en Copilot.

De vier bouwstenen

Dit zijn de termen die je in de tools zelf tegenkomt: in Claude, ChatGPT en Copilot. Samen maken ze van een chatvenster een collega die je werk kent. Zonder kennis weet het niets. Zonder instructies klinkt het als iedereen. Zonder skill doe je het elke keer opnieuw.

1. Kennis: wat de AI moet weten

Eén plek met alles wat de AI over je organisatie moet weten: je draaiboeken, je tone of voice, je huisstijl, en per zaak de feiten, de tijdlijn, eerdere berichten en de export uit je monitoring. In Lindeveen is dat het project met de draaiboeken, de huisregels, het brandbook en het dossier over de brand bij RVL. In Claude en ChatGPT zet je dit in een project, ook in de gratis ChatGPT. In Copilot in een Notebook. Tip: liever vijf goede stukken dan vijftig losse.

2. Instructies: hoe de AI moet klinken

De vaste afspraken die bij elke opdracht meegaan: wie we zijn, hoe we schrijven, wat we nooit zeggen. Tien regels is genoeg. In alle drie de tools heet dit de instructies: van je project, je Notebook, een eigen GPT of een agent. Zet ze niet in je persoonlijke instellingen, want die zijn alleen van jou. De tien instructies van Lindeveen staan hieronder.

3. Koppelingen: waar de AI bij mag

Welke mappen, mail en systemen de AI mag lezen, en welke niet. In Lindeveen staan Outlook, SharePoint en OneDrive aan. Andere afdelingen en systemen staan uit. De AI leest alleen wat je koppelt. Versturen doe je zelf. In Claude en ChatGPT zet je koppelingen zelf aan, in een teamaccount beslist de beheerder. Copilot ziet alleen wat jij al mag zien. Geef de AI niet meer dan het werk vraagt, en bepaal dit samen met IT.

4. Skills: wat de AI moet doen

Een werkwijze die je één keer vastlegt en die daarna elke keer hetzelfde resultaat geeft, ook bij een collega. In Lindeveen is dat de directierapportage in zeven stappen: tel de berichten, maximaal vijf onderwerpen, de toon, het drukste moment en wat daar vlak voor gebeurde, hoe het verhaal verschuift, de berichten met het grootste bereik, en wat we nog niet weten. Een tweede skill zorgt voor de huisstijl: elk document komt eruit met de juiste kleuren, letter en conceptbalk. In Claude heet dit een skill, in ChatGPT een eigen GPT, in Copilot een agent. Het is geen code: het is opgeschreven wat een goede collega zou doen. Met /skill-creator in Claude schrijf je zo’n skill zelf, in een gesprek. En het is precies wat een ISO-proces vraagt.

Tien instructies: het voorbeeld van Lindeveen

Gemeente Lindeveen is verzonnen voor de sessie. Neem deze tien regels over en maak ze van jullie. Schrijf ze zoals je het een nieuwe collega zou uitleggen.

  1. We schrijven voor inwoners, niet voor elkaar. Taalniveau B1. Korte zinnen. Geen ambtelijke woorden.
  2. We zeggen u. Over onszelf zeggen we “wij”.
  3. Vaste volgorde. Wat er gebeurt, wat wij doen, wat het voor u betekent, wanneer u meer hoort.
  4. Geen oorzaak noemen voordat die bevestigd is. Wel: “We zoeken uit wat de oorzaak is.”
  5. Geen tijd beloven die we niet zeker weten. Wel het tijdstip van de volgende update. Nooit “zo snel mogelijk”.
  6. Deze woorden gebruiken we nooit: helaas, onder controle, excuses voor het ongemak, betreuren, in principe.
  7. We schuiven niets door naar anderen. Geen bedrijf of aannemer de schuld geven.
  8. Eén plek voor updates. Die noemen we in elk bericht.
  9. Mensen die last hebben, noemen we bij naam: ondernemers, scholieren, omwonenden. Niet “belanghebbenden”.
  10. Rapportages voor de directie: eerst de conclusie, dan de onderbouwing. Samenvatting op één scherm.

Eerst dit: waar staat je data

Drie vragen bepalen of je AI mag gebruiken voor dit werk. Het is een ontwerpkeuze, geen bijzaak. Beantwoord ze samen met IT voordat je begint.

  • Waar staat de data, en gaat er iets naar buiten?
  • Wie kan erbij, en wat gaat er niet in?
  • Wordt er op onze data getraind, en hoe is dat vastgelegd?

Werk voor je werk altijd met een betaald team- of werkaccount, nooit met een privé-account. 21,6% van de woordvoerders zegt dat de werkgever de licenties niet goed regelt. In de gratis versie van ChatGPT wordt standaard op je gesprekken getraind. Copilot Chat met je werkaccount is ook zonder licentie beschermd. Het advies van de Rijksoverheid over Copilot is oranje: het mag, als je deze afspraken eerst maakt. De werkwijze is het punt, de tool is het voorbeeld.

Wat je maandag doet

Drie dingen. Geen van drie kost een middag.

  • Maak één map, of project, voor je belangrijkste lopende zaak.
  • Schrijf tien instructies, met het voorbeeld van Lindeveen hierboven.
  • Doe je volgende mediarapportage één keer samen met AI en schrijf op wat je deed. Dat is je eerste skill.

Je hoeft niet te leren prompten. Je moet leren je werk opschrijven.

De export komt uit je monitoring

Elke demo in de sessie begon met hetzelfde: een complete, betrouwbare export van wat er over je organisatie is gezegd, online en offline. Dat is wat Monalyse levert, realtime en gecontroleerd door een team van analisten. Wil je zien hoe dat voor jouw organisatie werkt?

Het volledige onderzoek onder 250 woordvoerders staat op woordvoerderonderzoek.nl.