Privacy Policy

1. Over Monalyse B.V.

De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Monalyse B.V. (hierna: “Monalyse’’, “wij’’ of”ons’’) biedt communicatieprofessionals (hierna: Gebruiker(s)) oplossingen om hun werk sneller, gerichter en beter uit te voeren. Monalyse biedt inzage in berichten over onderwerpen die haar Gebruikers willen volgen. In deze berichten kunnen persoonsgegevens voorkomen. Daarnaast biedt Monalyse aan haar gebruikers de oplossing ‘Monalyse Engage’. Dit is een communicatieplatform en CRM-systeem om berichten te delen op de door de gebruiker gekoppelde social media profielen (hierna: “kanalen”) en de contacten met media, redacties en journalisten te registreren en om persberichten te versturen naar relevante media, redacties en journalisten (hierna: “Ontvanger(s)”). Ten slotte verzamelt Monalyse gegevens van websitebezoekers (“Bezoekers”) om hen informatie te kunnen versturen.

Onze oplossing wordt uitsluitend gebruikt door professionals in de PR en Communicatie. Onze Gebruikers zijn diverse organisaties in Nederland en België met een gerenommeerde status. Om de Gebruikers gericht gebruik te laten maken van onze databases en te voorkomen dat ze berichten versturen naar Ontvangers die daar geen behoefte aan hebben, bieden we hen hulpmiddelen om goede perslijsten te maken. Bijvoorbeeld door Ontvangers in te delen op onderwerpen waarover ze schrijven en door inzage te geven in de berichten die een journalist, medium of redactie heeft geschreven.

Monalyse is gevestigd aan de Kralingseweg 126 3062 CG in Rotterdam, Nederland en ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer: 24295599. Voor vragen over deze Privacy Policy kun je telefonisch contact opnemen met Monalyse via 010 – 433 72 92.

2. Deze Privacy Policy

Dit is een document waarin wij uitleggen hoe Monalyse met jouw privacy omgaat (hierna: ‘’Privacy Policy’’). Deze Privacy Policy is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening en wanneer je onze website www.monalyse.com (hierna: ‘’Website’’) bezoekt.

Voor Monalyse is de privacy van Gebruikers en Ontvangers uiterst belangrijk. Voor het aanbieden en uitvoeren van onze dienstverlening is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken. Wij verwerken en beveiligen persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de eisen die de wet- en regelgeving daaraan stelt, zoals de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze Privacy Policy wordt uitgelegd hoe we met jouw persoonsgegevens (als Gebruiker en Ontvanger) omgaan. Lees deze Privacy Policy aandachtig door zodat je weet wat jouw rechten en plichten zijn. Deze Privacy Policy is te raadplegen, downloaden en printen via onze Website. Al onze medewerkers zijn verplicht deze Privacy Policy na te leven.

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegevens wordt alle informatie bedoeld waarmee een natuurlijk persoon direct of indirect geïdentificeerd kan worden (hierna: “Persoonsgegevens”). Zo zijn voor- en achternamen, (mobiele) telefoonnummers, (e-mail)adressen en een geboortedatum bijvoorbeeld Persoonsgegevens.

Persoonsgegevens hebben betrekking op een persoon, de betrokkene (hierna: “Betrokkene”). Het verzamelen, opslaan, gebruiken, bewerken, raadplegen en doorzenden van Persoonsgegevens wordt “verwerken” genoemd.

4. Hoe verkrijgt Monalyse Persoonsgegevens?

Wij verzamelen Persoonsgegevens van Gebruikers in de contacten die wij hebben met ontvangers via e-mail, telefoon en andere communicatiemiddelen. Wij verzamelen Persoonsgegevens van Bezoekers wanneer zij deze achterlaten op onze website. Wij verzamelen en verwerken de Persoonsgegevens van Ontvangers op basis van openbaar beschikbare informatie, zoals de websites van media en uitgevers. We zien op basis van onze monitoringsystemen over welke onderwerpen journalisten publiceren. Bovendien kunnen wij Persoonsgegevens rechtstreeks van Ontvangers invoeren in Monalyse, wanneer je deze op de Website verstrekt in het kader van een verzoek om contact met je op te nemen en/of in ons bestand te worden opgenomen.

5. Welke gegevens van Gebruikers slaat Monalyse op?

Monalyse verwerkt persoonsgegevens van gebruikers. Het gaat hierbij om naam en contactgegevens van de gebruiker en de organisatie waarvoor hij werkt en die de overeenkomst met Monalyse afsluit. Contactgegevens die opgeslagen worden zijn: adresgegevens (ten behoeve van bezoeken), e-mailadres (ten behoeve van het leggen van contact)), telefoonnummer, IP-adressen en bankgegevens (administratieve doeleinden). Verder wordt de correspondentie tussen Monalyse en haar gebruikers vastgelegd in het CRM-platform.

6. Welke gegevens van Ontvangers en Bezoekers slaat Monalyse op?

Om je een indruk te geven van de Persoonsgegevens die Monalyse van of over jou verwerkt, vind je hieronder een schema. Je vindt daarin voorbeelden van (categorieën van) Persoonsgegevens die wij verwerken en waarom wij die Persoonsgegevens verwerken.

Monalyse verzamelt onder andere de volgende (Persoons)gegevens van Ontvangers en websitebezoekers:

Persoonsgegeven: Naam
Doel van het gebruik: Persoon identificeren

Persoonsgegeven: Geslacht
Doel van het gebruik: Aanhef van persberichten

Persoonsgegeven: Onderwerp waarover de journalist schrijft
Doel van het gebruik: Om communicatieprofessionals gericht persberichten te laten versturen zodat geen irrelevante berichten aan de journalist worden verzonden

Persoonsgegeven: Schrijft voor / werkt voor relatie met medium
Doel van het gebruik: Het versturen van een persbericht aan een journalist is voor communicatieprofessionals geen doel op zich. Daarmee hebben ze als doel om uiteindelijk in de media te komen. Daarom is het zeer belangrijk om te zien waar het verzonden persbericht uiteindelijk gepubliceerd kan worden.

Persoonsgegeven: E-mailadres
Doel van het gebruik: Voor het opnemen van contact naar aanleiding van een contactverzoek

Persoonsgegeven: E-mailadres (werkgerelateerd)
Doel van het gebruik: Voor verzending van de persberichten

Persoonsgegeven: Telefoonnummer
Doel van het gebruik: Voor telefonisch contact naar aanleiding van een contactverzoek

Persoonsgegeven: Telefoonnummer (werkgerelateerd)
Doel van het gebruik: Voor telefonisch contact met de journalist

Persoonsgegeven: Relevante berichten gepubliceerd door de journalist
Doel van het gebruik: Om gericht persberichten te kunnen versturen aan de journalist en te checken of het onderwerp daadwerkelijk klopt.

Persoonsgegeven: Social Media profielen van influencers
Doel van het gebruik: Het onderzoeken welke influencer het meeste schreef/schrijft over welk onderwerp

Persoonsgegeven: Social Media profielen van journalisten (LinkedIn, Twitter)
Doel van het gebruik: Om inzage te geven in hoe de journalist zich online profileert, om contact te zoeken met de journalist via deze kanalen

Persoonsgegeven: Opt-in en Opt-out
Doel van het gebruik: Of de journalist aangegeven heeft dat hij van een specifieke klant geen persberichten meer wil ontvangen.

Persoonsgegeven: Informatie in open tekstvelden
Doel van het gebruik: Om inhoudelijk te kunnen reageren op een contactverzoek.

7. Hoe werkt Monalyse Engage?

In Monalyse Engage kunnen Gebruikers zoeken in de database van media, journalisten en redacties op basis van thema’s en verspreidingsgebied. Hiermee selecteert de Gebruiker een perslijst die hij gebruikt voor de verzending van het persbericht. De Gebruiker wordt bij gebruik van Monalyse Engage geïnformeerd over het goed gebruik van de database, zodat alleen relevante Ontvangers een persbericht van hem ontvangen. Tegelijkertijd is het onderdeel van de professie van de klant om een juiste lijst samen te stellen. Daarnaast kan de gebruikers ook berichten plaatsen op zijn eigen kanalen. De Gebruiker kan in Monalyse ook zijn kanalen koppelen. Door de kanalen te koppelen gaat de Gebruiker akkoord met het privacybeleid en aanvullend beleid van de respectievelijke platformen. Als gebruiker kunt u de toegang tot deze kanalen te allen tijde intrekken door deze gekoppelde accounts te deactiveren. De data wordt exclusief door de Gebruiker gebruikt om de communicatie tussen Gebruiker en haar stakeholders mogelijk te maken.

8. Is het verplicht om Persoonsgegevens via de Website te verstrekken?

Via de Website kun je Persoonsgegevens aan ons verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer je het contactformulier invult. Je hebt altijd zelf de keuze of je Persoonsgegevens wilt invoeren.

9. Wat is de wettelijke grondslag van de verwerking van Persoonsgegevens van Ontvangers?

Om Persoonsgegevens van ontvangers te mogen verwerken dient er een wettelijke grondslag te zijn. Monalyse verwerkt Persoonsgegevens op basis van twee verschillende grondslagen:

a. Toestemming
Ontvangers kunnen Monalyse expliciete toestemming geven om hun Persoonsgegevens op te slaan. Hierbij geeft de Ontvanger toestemming om zijn Persoonsgegevens te gebruiken voor de beschreven doeleinden. Iedere Ontvanger kan te allen tijde zijn toestemming intrekken. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van Persoonsgegevens voorafgaand aan het intrekken van de toestemming. Verder heeft de Ontvanger het recht om zich uit te schrijven voor specifieke persberichten of om zich in het geheel uit het systeem te laten verwijderen.

b. Gerechtvaardigd belang
We hebben ook Persoonsgegevens van Ontvangers in ons systeem die ons daar geen toestemming voor gegeven hebben. Om deze Persoonsgegevens rechtmatig te verwerken en aan Gebruikers aan te bieden beroepen wij ons op de grondslag van het gerechtvaardigd belang. Zowel Gebruikers als Ontvangers  hebben baat bij een goede communicatie waarin Monalyse faciliteert. De Ontvanger(s) hebben voor de goede uitoefening van hun beroep relevant nieuws nodig, hetgeen door de Gebruiker(s) kan worden verstrekt. Het bijhouden van een up-to-date database zorgt voor een zorgvuldige koppeling tussen Gebruiker(s) en Ontvanger(s). De Persoonsgegevens die Monalyse hiervoor gebruikt zijn grotendeels (zakelijke) Persoonsgegevens die verkregen zijn uit openbare bronnen, zoals colofons, redactiepagina’s en nieuwssites. Inbreuk op de privacy van Ontvangers is in beginsel daarom niet aan de orde. Naar het oordeel van Monalyse is er dus sprake van een eerlijke balans tussen de betrokken belangen van Ontvangers, Gebruikers en Monalyse.

10. Hoe kan ik me afmelden als Ontvanger?

Ieder persbericht dat door de Gebruiker vanuit Monalyse wordt verstuurd bevat een afmeldlink. Middels deze link kan de Ontvanger zich afmelden voor de persberichten van die betreffende Gebruiker van Monalyse. Andere Gebruikers kunnen nog altijd gebruik maken van dit emailadres voor de verzending van persberichten. Hiermee kan een Ontvanger van organisaties die hij wel wil volgen wel persberichten ontvangen en van organisaties die hij niet wil volgen melden geen persberichten meer te willen ontvangen.

Als een Ontvanger wenst zich volledig uit te schrijven uit de Monalyse database, dan kan dat door contact op te nemen met Monalyse. Je stuurt dan een email naar service@monalyse.com met daarin je [naam, e-mailadres]. Wij verwijderen overigens alleen Persoonsgegevens uit de database. Het is niet mogelijk om redactieadressen of media adressen uit de database te verwijderen.

11. Delen we jouw Persoonsgegevens met derden?

Wij delen de Persoonsgegevens van Ontvangers met onze Gebruikers in het kader van onze dienstverlening. Bij de uitvoering en/of levering van onze producten en diensten kunnen wij derden inschakelen of met derden samenwerken. Wanneer wij derden inschakelen en deze derden daarbij jouw Persoonsgegevens verwerken, doen zij dit in beginsel in de hoedanigheid van verwerker voor ons en hebben wij de vereiste technische en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat jouw Persoonsgegevens in overeenstemming met deze Privacy Policy worden verwerkt.

Om Persoonsgegevens van Ontvangers in onze database juist en up-to-date te houden, werken wij daarnaast samen met Publish Impuls B.V.. Wanneer Persoonsgegevens van Ontvangers in onze database of de database van Publish Impuls B.V. worden gewijzigd of aangevuld, informeren wij elkaar over en weer. Op deze manier verzekeren wij de accuraatheid van de Persoonsgegevens in onze database. Wij verstrekken jouw Persoonsgegevens verder alleen aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

12. Hoe worden de Persoonsgegevens beveiligd?

Wij handhaven te allen tijde een beveiligingsniveau bij de verwerking van Persoonsgegevens dat gezien de stand van de techniek voldoende behoort te zijn om ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking en/of verlies van Persoonsgegevens te voorkomen.

13. Hoe lang worden de Persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren jouw Persoonsgegevens zo lang als dat noodzakelijk is voor het bereiken van bovenstaande doeleinden. Persoonsgegevens van Ontvangers worden maximaal vijf jaar bewaard na de laatste activiteit van de Ontvanger. Dit betekent dat wanneer uit onze checks blijkt dat de Ontvanger niet meer actief is, de Persoonsgegevens na vijf jaar verwijderd worden uit Monalyse Engage. Checks betreffen: een publicatie van de Ontvanger, een contactmoment van de Ontvanger met één van de Gebruikers, een handmatige check van de Ontvanger door een van de analisten van Monalyse.

In het geval van het registeren van de Ontvanger als auteur van een artikel hanteren we geen vervaldatum van de Persoonsgegevens. Deze Persoonsgegevens zijn namelijk blijvend actueel.

14. Links naar websites van anderen

Onze Website kan links naar websites van derden en naar social media platformen bevatten. Zodra je een link hebt gebruikt om onze Website te verlaten, moet je er rekening mee houden dat wij geen controle meer hebben over de wijze waarop de website die je bezoekt omgaat met jouw Persoonsgegevens en jouw privacy. Wij zijn niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en ook niet voor de wijze waarop deze websites met jouw Persoonsgegevens en privacy omgaan. Wij raden je aan vooraf het privacy policy van de desbetreffende website of het desbetreffende social media platform te raadplegen.

15. Welke rechten heb ik als Betrokkene?

Monalyse vindt het belangrijk dat jouw Persoonsgegevens juist en up-to-date zijn. Op grond van de privacywetgeving heb je als Betrokkene het:

• recht op inzage in de Persoonsgegevens die wij van en/of over jou hebben;
• recht op rectificatie van de Persoonsgegevens die wij van en/of over jou hebben;
• recht op verwijdering van de Persoonsgegevens die wij van en/of over jou hebben;
• recht op beperking van de verwerking van de Persoonsgegevens die wij van en/of over jou hebben;
• recht op gegevensoverdraagbaarheid, als wij de Persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming;
• recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als je één van de bovengenoemde rechten uit wilt oefenen kun je contact met ons opnemen door middel van het sturen van een e-mail naar service@monalyse.com.

Wij streven er naar jouw verzoek binnen vier weken na ontvangst af te handelen.

16. Wat moet ik doen als ik een klacht heb?

Wanneer je een klacht hebt over de wijze waarop wij jouw Persoonsgegevens verwerken, neem dan contact met ons op. Je kunt jouw klacht per e-mail toesturen naar service@monalyse.com.

Wij streven er naar jouw klacht binnen vier weken na ontvangst af te handelen. Mocht de wijze waarop wij jouw klacht hebben afgehandeld onverhoopt niet aan je verwachtingen voldoen, dan kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (‘’AP’’). De AP houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving. Je kunt bij de AP altijd een klacht indienen.

17. Waar kan ik terecht met vragen en/of opmerkingen?

Wanneer je vragen en/of opmerkingen hebt over dit Privacy Beleid of de wijze waarop wij jouw Persoonsgegevens verwerken, neem dan contact met ons op door middel van het zenden van een e-mail naar service@monalyse.com. Wij streven er naar om binnen vier weken na ontvangst op jouw vraag en/of opmerking te reageren.

18. Kan dit Privacy Beleid worden gewijzigd?

Dit Privacy Beleid kan door ons worden gewijzigd. Zulke gewijzigde voorwaarden zijn van kracht vanaf het moment dat deze worden weergegeven op de Website. Wij adviseren je daarom regelmatig dit Privacy Beleid na te lezen op eventuele wijzigingen.

Deze privacy policy is voor het laatst gewijzigd op 1 augustus 2023.